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退職勧奨の進め方|不当解雇とならないために

「退職してもらいたい従業員がいるけれど、どのように辞めてもらえばよいかわからない」という悩みのお持ちの経営者の方は多いと思います。

従業員に辞めてもらう方法としては「解雇」がありますが、厳格な要件が必要となるため、従業員から不当解雇を主張されるリスクもあります。

このような不当解雇のリスクを回避するための方法としては「退職勧奨」がおすすめです。
ただし、退職勧奨についても手段や方法を間違えると違法な退職強要となるリスクがありますので注意が必要です。

今回は、不当解雇にならないようにするための「退職勧奨」の進め方について解説します。

1.退職勧奨とは?解雇との違い

「退職勧奨」とは、会社が従業員に対して、会社を辞めるように勧める行為のことをいいます。

退職勧奨は、従業員に対して退職を促すという効果しかありませんので、退職勧奨に従って退職に応じるかどうかは従業員の自由な意思に委ねられています

冒頭の通り、従業員を辞めさせる方法として「解雇」という方法もあります。解雇とは、会社が一方的に従業員との労働契約を終了させるものをいいます。

退職勧奨では、退職するかどうかの決定権が従業員側にありますが、解雇の場合は従業員には解雇に応じるかどうかの決定権はなく、正当な解雇であれば労働者の意思に関わらず退職させられてしまうという違いがあります。

ただし、解雇は、会社の一方的な意思によって労働契約を終了させることができるため、従業員にとっては重大な不利益が及ぶことになります。
そのため、解雇をするためには、労働契約法などによって定められている厳格な要件を満たす必要があり、要件を満たさない解雇は不当解雇として無効になります。

こうしたことから、退職勧奨は、解雇のような厳格な要件が適用されることなく従業員を退職させることができる手段ですので、不当解雇のトラブルを回避するための手段として広く利用されています。

なお、「解雇」については以下のコラムで詳しく解説しています。

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2.退職勧奨の流れ

退職勧奨をする場合には、以下のような手続の流れを踏むのが一般的です。

2-1.従業員との面談

退職勧奨をする場合には、退職勧奨の対象となる従業員との個別面談を行います。

突然退職を勧められたとしても、従業員が直ちに納得してくれるとは限りません。面談時には、従業員が納得できるような理由を丁寧に伝えることが大切です。

また、長時間に及ぶ面談をしてしまうと違法な退職強要と判断されるおそれがあります。
そのため、一度目の面談では退職勧奨の対象者に選定された理由と退職を勧める旨を伝えて、それに対する回答は次回の面談時にするなどの配慮が必要です。

【退職を明確に拒否された場合】
従業員に対して退職勧奨をしたところ、提示された条件では退職に応じることができない旨の明確な意思表示があった場合には、退職勧奨によって従業員を辞めさせることを諦めることも必要です。
どうしても辞めさせたいからといって執拗に退職を迫る行為は、違法な退職強要になるリスクが高くなります。
従業員が退職を拒否した場合には、希望する退職条件を聞き出すなどして、新たな退職条件での退職勧奨を行うことも検討しなければなりません。

2-2.退職合意書の作成

従業員が退職勧奨に応じて退職することに合意をした場合には、合意が成立したことを明らかにするために退職合意書を作成します。
後日、従業員から不当解雇であると主張されるリスクを回避するためにも、これは必ず作成しましょう。

退職合意書の内容については特に決まりはありませんが、以下のような内容を定めるのが一般的です。

  • 退職日
  • 退職条件(退職金、未消化の有給休暇の扱いなど)
  • 退職理由
  • 秘密保持義務
  • 競業避止義務
  • 清算条項

以下、退職合意書のサンプルを紹介しますので、必要に応じてご利用ください。(クリックで拡大します。)

2-3.退職理由を「会社都合」とした離職票の交付

退職理由には、「自己都合退職」と「会社都合退職」の2つがあり、どちらの退職理由になるかによって、失業保険を受給する際の条件が異なってきます。

退職勧奨による退職は、会社から退職を促されて退職したものであるため、会社都合退職として扱われます。

そのため、従業員に交付する離職票には会社都合退職と記載する必要があります。

3.違法な退職強要にならないための注意点

退職勧奨の手段・方法によっては、違法な退職強要となってしまう可能性もあります。そうなると、退職が無効になってしまったり、従業員から損害賠償請求をされたりするリスクが生じます。

そのため、退職勧奨をする場合には、以下の点に注意が必要です。

3-1.面談時間と回数

退職勧奨をする場合には、従業員のプライバシーに配慮して個別面談を行うのが一般的ですが、面談時間が長時間に及んだり、面談回数が多数回に及んだりすると、違法な退職強要があったと評価されるリスクが高まります。

退職勧奨の対象者に選定された理由などを伝えるためにある程度の時間を要することは仕方ありませんが、従業員が退職に応じないからといって何時間もかけて説得をするようなことは避けましょう。

また、従業員に提示する条件に変化がないにもかかわらず、何度も面談の機会を設けることも、従業員に対して心理的圧迫を加えるものですので避ける必要があります。

3-2.面談内容

従業員に退職勧奨をする場合には、従業員が退職を強要されたと受け取ることがないようにすることが大切です。

退職勧奨に応じて退職するかどうかは、あくまでも従業員の自由な意思に委ねられていますので、「退職に応じなければ解雇する」といった発言は避けるようにしましょう。

また、面談時に大声を出したり、机を叩いたりする行為も従業員に対して心理的圧迫を加えるものですので絶対に行ってはいけません。

3-3.退職勧奨に応じない場合の扱いに注意

退職勧奨に応じない従業員をいわゆる「追い出し部屋」のようなところに異動させるといった措置をとることは、違法な退職勧奨となるリスクがあります。

従業員の勤務態度や成績を理由に昇給・昇進などで差を設けること自体は問題ありませんが、単に退職勧奨に応じないことだけを理由にして不利益な取り扱いをすることは避けましょう。

4.退職勧奨を弁護士に相談するメリット

違法な退職強要と判断されないためにも、退職勧奨をする場合には弁護士に相談をすることをおすすめします。

4-1.退職勧奨の手続についてアドバイスをもらえる

退職勧奨が違法と判断されるかどうかは個別具体的な状況によって異なってきますので、専門的な知識が不可欠となります。

弁護士に退職勧奨を相談することによって、違法な退職勧奨とならないようにするためのアドバイスを受けることができますので、安心して従業員の退職手続を進めることができます。

4-2.顧問弁護士ならばいつでも相談が可能

従業員を雇用している企業では、退職勧奨をはじめとしてさまざまな労働問題が生じます。
会社内では解決することができない問題が生じた場合には弁護士に相談をすることが一般的ですが、外部の弁護士だと気後れしてしまいなかなか相談ができないこともあります。

このような場合には、顧問弁護士の利用がおすすめです。顧問弁護士を利用していれば、労働問題やトラブルが生じた場合であってもいつでも気軽に相談をすることができますので、トラブルが深刻化する前に対処することができます。

また、顧問弁護士は普段から会社の実情を把握していますので、外部の弁護士に依頼するよりも会社の内情を踏まえた適切な対応が可能です。

会社経営上のリスクを減らして安定した経営を実現するためにも、労働問題を機に顧問弁護士の利用をぜひご検討ください。

5.まとめ

退職勧奨は不当解雇のトラブルを回避するための有効な手段となりますが、手段や方法を誤ると違法な退職強要となるリスクがあります。

円満に退職手続を進めるためには、企業法務をサポートする弁護士の存在が不可欠となりますので、顧問弁護士の利用をおすすめします。

お困りのことがありましたら、どうぞお早めにあたらし法律事務所にご相談ください。

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